こんにちは、しータケです。 昨日の話題、仙台市上空の謎の気球？の話もしたいのですが 結局何かわからないみたいなので別の話題を。 私は通勤中や自宅でよくネットニュースを見ます。 テーマは様々ですが、もっぱらはSEO関連の情報と ビジネス関連の情報を収集しています。 そんな中、目がとまった記事が。 記事のタイトルは↓みたいな感じです。 『仕事が出来る人はメールはすぐ返信している』 なにを当たり前のことを、と思いつつ記事を読んでみました。 内容としてはざっくり、 ・メールを見てすぐ返信しないと、気になって他の仕事に集中できない ・メール送信者が確認してもらえたか気になってヤキモキする ・「確認したよ」程度の一次返信でもした方が良い こんな感じで、 新入社員や1年目・2年目あたりのフレッシュマン向けの記事でした。 私も『メールはすぐ返信する派』です。 もちろん、すぐ返信できない状況はあるので 100％は出来ませんが、基本的にすぐ返信しています。 多くがお客様とのやり取りなので すぐ返信するも含めていくつかの自分ルールを決めています。 1.すぐ返信する 2.メールに掛ける時間は1通あたり1～2分（内容が濃くても最大5分） 3.電話で来ても内容の確認メールを送る これらを設定する背景はあります。 私の場合、一日のメール受信数が時期によりますが メルマガ等を除いて、通常30～80通位です。 時間のかけすぎると業務に支障をきたすので自分ルールを作りました。 このルールを実行することにより、 記事に書いてあった↓もクリアできるし、 ・メール送信者が確認してもらえたか気になってヤキモキする ↓もセットでついてくる ・すぐ内容をFIXすることによりその後のスケジューリングが楽 ・並行処理する能力アップのトレーニングになる ・PJ自体の進行を早めることができる ・顧客との信頼関係を強くすることができる ・信頼関係を強く出来れば次に繋がる メールについての考え方一つで 大きなメリットがあると考えています。 すぐに返信する上で重要なのはコレ↓ 『2.メールに掛ける時間は1通あたり1～2分（内容が濃くても最大5分）』 普段から暇しているわけではないので 何かを中断してメールを返信するわけです。 時間をかけてはいけない、かと言って雑であってもいけない。 これが「並行処理する能力アップ」に繋がると思っています。 （所要時間は自分で目標を定めればいいと思う） 社会人が年を追うごとに効率的になっていくのは何故か。 回数をこなすことにより慣れていくからです。 特別なことではなく当たり前のことです。 これを、 実施するチャレンジと得られる効果を意識することにより 更にスピードアップすることが出来ると思います。 ですので、 メールをすぐ返信する恩恵が直接的なものだけではなく、 別の要素まで期待できることを理解して実施することを勧めます。 何をするにしてもそうですが、 その行動だけを見るのではなく視野を広く、 先を見据えて行動するのが大事だと思うしータケでした。
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